Статия на Слави, публикувана в Капитал Daily, част от поредицата посветена на управлението на виртуални екипи
ПРИЗРАЦИ В ОФИСА – 1
Или когато колегите ти са “някъде там”
Той е мениджър, отговарящ за доставките на покупки от електронен магазин до клиентите. Седи на работното си място в центъра на София. Сам.
Трима от хората в екипа му са в склада в Горубляне и обработват поръчките, двама живеят в Студентския град и следят от къщи целия процес от заявка до доставка, един работи в офиса на куриерската фирма, за да може да гарантира качество и да реагира при проблеми, финансите се проследяват от човек, нает от друга фирма и работещ в офиса й, а шефът му е във Варна, защото си е оттам и не желае да се мести в София. Всички те са един екип и бизнесът им върви доста добре.
По света вече има много анализатори и стратези, които твърдят, че това е бъдещето на организационния живот – екипи, в които хората са заедно, без да са един до друг физически. Общата им работа се гарантира от качествени комуникационни практики, ясно разписани процеси на работа и общо разбиране за това, че са група.
Един от наложените термини за описание на този тип организация на работата е
виртуални екипи
Според всички автори, описващи тези структури, основната характеристика, определяща един екип като виртуален, е физическата разпръснатост на членовете му и използването на телекомуникационни канали за осъществяване на основния обмен на информация между тях. Поради това този вид екипи се наричат още дистанционни или разпръснати.
Основната причина за все по-честото им срещане в бизнеса е напредването на телекомуникационните технологии, увеличаване на мащаба на функциониране на компаниите, усложняване на процесите, които се случват в тях, и търсенето на максимална ефективност на вложените средства.
Предимствата
на организираната по този начин работа са:
Гъвкавост – намиране на работната сила там, където ти трябва, и привличането й в организацията без разместване на административната структура, промяна на работното пространство и други съпътстващи усложнения при географски центрираните екипи. Свързването на хората директно според задачите им, а не според наличните на място организационни ресурси.
Продуктивност – осигуряването на достъп до ресурси, които иначе не би могъл да достигнеш, както и възможност за глобалните компании по задачите да се работи 24/7, без да се ангажират хората извън дневния цикъл на работа.
Трансфер на знания – международните виртуални екипи са източник на директен достъп до информация, практики и идеи, които иначе не биха били възможни или биха били много по-скъпи.Бизнесът търси възможности да се възползва от тези предимства, но дистанционният метод все още е много нов и често
дава дефекти,
които не се срещат при обичайния начин на работа:
Замърсяване на комуникацията – колкото и да сме свикнали вече с използването на дистанционни средства за предаване на информация, мисловните ни модели все още са настроени към директното живо общуване. Това често води до недоразбиране на посланията, комуникирани чрез индиректни носители – телефон, скайп, мейл и др.
Намалено влияние на ръководителя – липсата на непосредствен и постоянен контакт между ръководителя и ангажираните специалисти често води до намаляване на качеството, неангажираност и липса на доверие, рефлектиращи върху цялостния резултат на екипа.
Поддържане на компетентността – въпреки че виртуалните екипи позволяват да се наемат висококвалифицирани специалисти там, където са те, обучението и налагането на стандарти на работа често са препъникамъни в осигуряване на необходимите резултати.
Типове виртуални екипи
- Функционални – когато членовете на екипа са част от една организационна структура, но с цел оптимизация на процесите, опростяване на управленската структура или поради други фактори, са географски раздалечени. Такива най-често са екипи в големи организации, които поддържат офиси в различни точки, но работещите в тях са подчинени на функционален мениджър, разположен в централата на организацията.Често международните компании избират този начин на работа, което може да доведе до ситуация прекият ръководител на маркетинг мениджър на автомобилна компания в България да е позициониран в Берлин. Тогава маркетинг мениджърът де факто не е подчинен на изпълнителния директор на представителството, с когото работи в един офис.Функционалните виртуални екипи се срещат много често в областта на обслужването на клиенти, като понякога се прилага принципът “следване на слънчевата светлина” – т.е. членове на екипа се активират в различни точки на земното кълбо, в зависимост от придвижването на границата на деня, за да могат да гарантират 24/7 достъпност на услугата, която трябва да предоставя екипът им.
- Проектни – най-често се създават с цел постигане на конкретен резултат и се разпадат след завършване на работата по проекта. Членовете им принадлежат трайно към други екипи в организацията, но за определен момент от работния си живот са прикачени към проектния екип и стават част от две структури. Към проектни екипи е често срещана практика да се прикачат хора, които не са част от организацията и които също трябва да бъдат интегрирани в работата по начин, който позволява максималното използване на ресурсите им.По този начин се организира работата при разработване на продукти и услуги, изграждане на вътрешни системи в организацията, въвеждане на промени или постигане на друг резултат, който има ясни параметри за завършеност и срок за реализация. Този начин на организация на работа може да е основният за компанията, особено когато дейността й е структурирана на проектен принцип (ИТ, консултантски, маркетинг и рекламни и др. компании).
